Трудовая книжка в электронном виде в 2018

Бумажная трудовая книжка — это основной документ трудящегося, доказывающий наличие у него трудового стажа. Бланки и формы трудовой книжки типовые, установленные на законодательном уровне. На протяжении последних лет бумажные документы стали переводить в электронный формат. Министерство труда и социальной защиты в настоящее время работает над проектом учета занятости россиян в электронном виде — предполагается, что сведения из трудовых книжек будут перенесены в базы данных. Из данной статьи вы узнаете, что такое электронная трудовая книжка, какие существуют сходства и отличия между бумажной и электронной книжкой, для чего власти хотят оцифровать данные, какие плюсы и минусы перевода книжки в электронную форму, с какими проблемами столкнулся Минтруд.

Что представляет собой электронная трудовая книжка

Работодатели, согласно действующему трудовому законодательству, обязаны заполнять личные трудовые книжки сотрудников, руководствуясь утвержденным порядком их оформления, и хранить их в отделе кадров в течение всего периода работы подчиненного в данной компании. В документе в обязательном порядке указывается информация о:

  • зачислении сотрудника в штат предприятия;
  • основаниях для увольнения работника с фирмы;
  • переводе подчиненного на иную должность;
  • полученных сотрудником вознаграждениях.

Записи вносятся в трудовую книжку от руки чернилами. Дополнительные вкладыши подшиваются иглой с нитью в строго регламентируемых законом случаях. Каждый раз, как сотрудник отдела кадров по поручению начальства вносит записи в трудовую книжку, работник расписывается в личной карточке в знак осведомленности. Если допущена ошибка при заполнении документа, перечеркивать запись запрещено — необходимо написать верные сведения и сделать надпись о недостоверности предшествующей записи.

Все перечисленные выше требования говорят о том, что применить правила ведения и хранения документа в отношении электронных трудовых книжек невозможно. Однако, бумажный документ изнашивается, утрачивается, намеренно портится сотрудниками — проделать это с электронным документом не представляется возможным. В то же время, электронная книжка имеет следующие преимущества:

  • сведения будут автоматически доступны Министерству социального развития, Пенсионному фонду, ФСС, Центру занятости и т.д.;
  • сведения о работе сотрудника будут защищены, книжку невозможно будет потерять, посторонний человек не сможет получить к ней доступ;
  • осуществлять поиск по базам данных будет удобно;
  • вся кадровая информация будет храниться в единой базе данных.

Читайте также статью ⇒ «Исправление в трудовой книжке в 2018 году».

Вы можете получить ответ на свой вопрос позвонив по номерам ⇓

Консультация бесплатная

Москва, Московская область звоните: +7(499)703-47-98

Звонок в один клик

Санкт-Петербург, Ленинградская область звоните:   +7 (812) 309-13-76

Звонок в один клик

Для чего понадобилась электронная трудовая книжка

Российские власти посчитали, что в плане ведения трудовых книжек Россия отстает от передовых стран — за рубежом подобный документ отменили, сохранились лишь БД Пенсионных Фондов и рекомендательные письма от работодателей.

Вопрос о полной отмене трудовых книжек даже не рассматривался властями — ни работодатели, ни подчиненные не готовы к таким резким переменам. Но электронная трудовая книжка стала бы достойным вариантом, поскольку:

  1. Заполнение бумажных трудовых книжек от руки, заверение ксерокопий и их подготовка приносят компании дополнительные затраты на кадровое делопроизводство.
  2. Необходимость организации отдельного помещения, стеллажей, хранилищ для сохранения трудовых книжек увеличивает расходы компаний с большим штатом рабочих.
  3. Участились случаи подделки трудовых книжек, продажи образцов.
  4. С бумажной версией документа всегда существует риск потери или порчи бланка.
  5. В случае утраты или порчи документа приходится долго его восстанавливать, что связана с различными сложностями.

Читайте также статью ⇒ «Как восстановить трудовую книжку через Пенсионный Фонд России».

Чем электронная трудовая книжка отличается от бумажной

Как минимум в 4 аспектах будут наблюдаться явные различия между электронным и бумажным вариантами трудовых книжек:

Сравнительная характеристика Бумажный вариант Электронный вариант
Заполнение документа От руки чернилами На электронном устройстве
Ведение учета данных В бумажной форме В электронном виде (отсутствует привязка к физическому носителю)
Автоматизация ведения документа Невозможна Возможна (автозаполнение, сканирование, распознавание внесенных сведений)
Прозрачность для государственных служб Нет Да
Вы можете получить ответ на свой вопрос позвонив по номерам ⇓

Консультация бесплатная

Москва, Московская область звоните: +7(499)703-47-98

Звонок в один клик

Санкт-Петербург, Ленинградская область звоните:   +7 (812) 309-13-76

Звонок в один клик

Какие преимущества и недостатки имеет электронная трудовая книжка

В Правительстве единогласно не одобрили идею с внедрением электронного документа — существуют сторонники и противники нововведения.

Аргументы «за» Аргументы «против»
Электронная книжка не будет удержана недобросовестным нанимателем после ухода с работы сотрудника;

кадровое делопроизводство будет существенно упрощено;

электронный документ не потеряется, сведения не будут утрачены;

бумажные книжки перестанут подделывать;

не придется исправлять случайно допущенные ошибки;

появится возможность совершенствования процесса ведения электронных документов.

Трудящиеся из отсталых регионов РФ не смогут пользоваться электронным документом из-за отсутствия доступа к интернету;

электронная система может быть повреждена вирусом;

может произойти сбой программного обеспечения;

придется переносить в базу данных слишком много сведений из бумажных книжек;

властям придется понести большие расходы на разработку базы данных, поддержку ее работы, защиту от взлома.

Экспертное мнение к вопросу о том, с какими проблемами столкнулись власти при внедрении электронных трудовых книжек

В настоящее время электронная трудовая книжка не была введена в оборот, хотя предполагался запуск системы еще в 2017 году. Причины для отлагательств обозначены следующие:

  1. По-прежнему не разработана схема действий для непредвиденных ситуаций (при проникновении в систему, при сбоях, при обнаружении вируса).
  2. Не решен вопрос прав доступа к базам данных со стороны всех заинтересованных лиц и государственных служб.
  3. Не была разработана база данных.

Читайте также статью ⇒ «Заверение копии трудовой книжки для банка».

Законодательные акты по теме

ст. 66 ТК РФ О порядке ведения трудовой книжки
Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 Утверждение формы бланка трудовой книжки

Типичные ошибки

Ошибка: Трудящиеся ожидают появление электронных трудовых книжек в 2018 году.

Комментарий: В настоящее время рано говорить о внедрении электронных версий трудовых книжек — не решены технические и практические вопросы ее использования.

Ответы на распространенные вопросы о том, что такое электронная трудовая книжка

Вопрос №1: Были ли отражены инициативы по внедрению электронных трудовых книжек в каких-либо официальных документах?

Ответ: Да, инициатива по внедрению электронных трудовых книжек была отражена в Проекте развития стратегии пенсионной системы до 2030 года.

Вы можете получить ответ на свой вопрос позвонив по номерам ⇓

Консультация бесплатная

Москва, Московская область звоните: +7 (495) 018-08-54

Звонок в один клик

Санкт-Петербург, Ленинградская область звоните:   +7 (812) 628-71-73

Звонок в один клик

Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Добавить комментарий

двадцать + семь =

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: